Declaración de herederos ante notario: pasos, documentos y plazos

Cuando alguien fallece sin haber hecho testamento, la familia se encuentra con un obstáculo previo a cualquier otra gestión: antes de repartir nada hay que determinar oficialmente quiénes son los herederos. Ese documento es el acta de declaración de herederos abintestato y, desde la reforma operada por la Ley 15/2015 de Jurisdicción Voluntaria, se tramita ante notario en la práctica totalidad de los casos.

Te explico cuándo hace falta, quién hereda según la ley, qué notario es competente, qué documentos necesitas y qué viene después. Es un trámite más sencillo de lo que parece, pero tiene detalles que conviene no improvisar.

Cuándo necesitas una declaración de herederos

La necesitas siempre que no exista testamento válido que designe herederos. También cuando el testamento existe pero ha sido declarado nulo, cuando el heredero designado ha fallecido antes y no hay sustituto previsto, o cuando el testamento no dispone de toda la herencia. El primer paso es siempre el mismo: pedir el certificado de actos de última voluntad, que es el que confirma si hay o no testamento y ante qué notario se otorgó.

Ese certificado se solicita, con carácter general, transcurridos quince días hábiles desde el fallecimiento, y hasta tenerlo no puedes dar nada por hecho. Me han llegado familias convencidas de que su padre no había testado y el certificado revelaba un testamento de veinte años atrás. El resto del proceso sucesorio lo cuento en la herencia sin testamento.

Quién hereda cuando no hay testamento

El Código Civil fija un orden de llamamientos que no admite alteraciones y que, en el territorio donde se aplica el derecho común, funciona así:

1. Los descendientes: hijos por partes iguales y, si alguno ha premuerto, sus hijos por derecho de representación. El cónyuge viudo conserva su usufructo legal.
2. Los ascendientes: si no hay descendientes, heredan los padres y, en su defecto, los ascendientes de grado más próximo, también con el usufructo del viudo.
3. El cónyuge viudo, cuando no hay descendientes ni ascendientes.
4. Los hermanos y sobrinos y, después, el resto de parientes colaterales hasta el cuarto grado.
5. El Estado, si no existe ninguno de los anteriores.

Dos advertencias frecuentes. La pareja de hecho no está incluida en ese orden en el derecho común, lo que sorprende a muchas parejas que llevan décadas conviviendo. Y las personas separadas de hecho o divorciadas no heredan como cónyuge. Son dos motivos de peso para hacer testamento, un trámite sencillo que explico en cómo hacer testamento.

Qué notario es competente y qué documentos necesitas

No sirve cualquier notaría. Con carácter general es competente el notario del lugar en el que el fallecido tuvo su último domicilio o residencia habitual, o el del lugar donde estuviera la mayor parte de su patrimonio, o el del lugar en el que falleció, siempre que estén en España, a elección del solicitante. También pueden actuar los notarios de distritos colindantes.

Puede solicitar el acta cualquier persona que se considere con derecho a la herencia. Y si el fallecido tenía vecindad civil de un territorio con derecho foral propio, la sucesión se rige por esa normativa, así que conviene comprobarlo antes de empezar.

Documentos que hay que reunir

• Certificado literal de defunción, expedido por el Registro Civil.
• Certificado de actos de última voluntad.
• DNI del fallecido y certificado de empadronamiento que acredite el último domicilio.
• Libro de familia y certificados literales de nacimiento de los llamados a heredar, además del certificado de matrimonio si hay cónyuge, o del de defunción de este si también ha fallecido.
• DNI de los solicitantes y datos de todos los posibles herederos, aunque no vayan a comparecer.
• Dos testigos que conozcan a la familia y puedan afirmar que no existen otros parientes con mejor derecho. No deben tener interés en la herencia.

Reunir certificados literales del Registro Civil es lo que más se alarga, sobre todo si alguien nació fuera de la provincia. Merece la pena pedirlos el mismo día que el certificado de últimas voluntades.

Cómo es el acta y cuánto tarda

El procedimiento tiene dos momentos. En el primero, el solicitante comparece ante el notario, aporta la documentación y declara quiénes son los parientes con derecho a heredar, y los testigos ratifican esa situación familiar. En el segundo, transcurrido el plazo legal de veinte días hábiles desde la solicitud, el notario cierra el acta declarando quiénes son los herederos y en qué proporción.

En la práctica, y si la documentación está completa, el conjunto suele resolverse en un plazo orientativo de uno a dos meses desde que se inician las gestiones. En cuanto al coste, se rige por arancel notarial y depende del número de comparecientes y de la complejidad, pero se mueve habitualmente en un rango de unos pocos cientos de euros, al que hay que sumar el precio de los certificados. Es notablemente más barato y más rápido que el antiguo procedimiento judicial.

Qué viene después del acta

El acta dice quién hereda, no reparte nada. A partir de ahí queda lo importante:

1. Inventario de bienes y deudas: cuentas, inmuebles, vehículos, seguros de vida y préstamos pendientes.
2. Aceptación o renuncia. Se puede aceptar pura y simplemente, aceptar a beneficio de inventario para no responder con el patrimonio propio, o renunciar ante notario. Si sospechas que hay deudas, lee antes renunciar a una herencia con deudas.
3. Escritura de adjudicación de herencia con todos los herederos.
4. Impuesto de sucesiones: plazo de seis meses desde el fallecimiento, prorrogable otros seis si se solicita dentro de los cinco primeros. En la Comunidad Valenciana existen bonificaciones amplias entre padres, hijos y cónyuges, y conviene comprobar la normativa vigente en la Agència Tributària Valenciana, como explico en el impuesto de sucesiones.
5. Plusvalía municipal e inscripción en el Registro de la Propiedad de los inmuebles adjudicados.

Ese plazo de seis meses es el que más disgustos causa, porque corre desde el fallecimiento aunque el acta notarial aún no esté terminada. Por eso insisto tanto en empezar los trámites pronto.

Errores frecuentes y el caso de Alicante

Los tres fallos que más veo: dejar fuera del acta a un pariente con derecho, elegir una notaría sin competencia territorial y agotar el plazo fiscal esperando a que la familia acuerde el reparto. El último es evitable, porque la liquidación del impuesto y el acuerdo de reparto son cosas distintas.

En Alicante todos estos trámites se hacen ante notarías de la ciudad o de la provincia, con los certificados del Registro Civil y las inscripciones en el Registro de la Propiedad correspondiente al lugar del inmueble. Si los herederos no se entienden y la herencia queda bloqueada, existen vías para salir de la indivisión, algo que desarrollo en heredar una casa entre hermanos, y en mi guía de herencias en Alicante cuento cómo acompaño todo el proceso.

En resumen

La declaración de herederos ante notario es el paso previo a cualquier herencia sin testamento. Requiere certificado de defunción y de últimas voluntades, certificados literales del Registro Civil, dos testigos y un notario territorialmente competente, y el acta se cierra transcurridos veinte días hábiles. Después llegan la aceptación, la escritura y los impuestos, con el plazo de seis meses siempre corriendo. Esta es información general y cada herencia tiene sus particularidades.